Navigation: Accueil particuliers > Logement > Documents de copropriété > En cas de changement de syndic, que deviennent les documents de la copropriété ?

En cas de changement de syndic, que deviennent les documents de la copropriété ?

Lorsqu'il y a un changement de syndic, le syndic sortant doit remettre les archives de la copropriété¹ au nouveau syndic. Cette obligation vise à garantir la continuité de la gestion de l'immeuble et à éviter tout dysfonctionnement.

La loi prévoit ainsi la transmission de plusieurs documents et informations entre les 2 syndics dans des délais précis (15 jours, 1 mois et 2 mois). Il s'agit de délais en jours ou mois calendaires².

Documents à remettre dans un délai de 15 jours à partir de l'arrêt des fonctions

• Situation de trésorerie de la copropriété
• Références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque

Ces documents peuvent être remis en format papier ou dématérialisé, à la condition qu'ils soient téléchargeables et imprimables.

Documents à remettre dans un délai de 1 mois à partir de l'arrêt des fonctions

Le syndic doit transmettre l'ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires.

Il s'agit des documents:

• Juridiques et administratifs (registre des procès-verbaux d'assemblée générale, liste des copropriétaires avec leurs coordonnées, carnet d’entretien de l’immeuble, contrats en cours avec les fournisseurs et les prestataires, etc.)
• Comptables et financiers (relevés bancaires et soldes des comptes de la copropriété, grands livres de la copropriété, balance comptable, documents concernant les impayés et procédures en cours, factures et justificatifs des dépenses, etc.)
• Techniques et d'entretien (diagnostics techniques obligatoires comme le diagnostic technique global , plans de l'immeuble, documents relatifs aux sinistres et aux assurances, etc.)
• Concernant le personnel de l'immeuble (contrats de travail des employés de l’immeuble, fiches de paie, déclarations sociales et documents Urssaf).

Les éléments liés à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés envoyés de façon dématérialisée doivent avoir un format téléchargeable et imprimable.

Les archives doivent être accompagnées d'un bordereau récapitulatif des documents remis. Le syndic doit remettre une copie de ce bordereau au conseil syndical.

ℹ️ À savoir Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic doit informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic dans le délai de 1 mois.

Documents à remettre dans un délai de 2 mois à partir de l'arrêt des fonctions

• État des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires après apurement³ et clôture

Ces documents peuvent être remis en format papier ou dématérialisé, à la condition qu'ils soient téléchargeables et imprimables.

Si le syndic ne remet pas les documents exigés dans les délais

Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l'ancien syndic de transmettre les documents. Cette mise en demeure doit être faite par l'un des moyens suivants:

• Lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique
• Acte du commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire)⁴
• Remise contre récépissé ou émargement.

Si l'ancien syndic ne transmet pas les documents dans un délai de 8 jours après la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut faire un recours devant le tribunal.

Le juge peut alors ordonner la remise sous astreinte⁵ des documents, informations et documents, et le versement de dommages et intérêts⁶.

Textes de référence

• Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 18-2 - Nature des documents à fournir
• Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 33-1 - Transmission des documents et archives du syndicat
• Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 34 - Mise en demeure
• Décret n°67-223 du 17 mars 1967 : article 64 - Mise en demeure

Voir aussi

• Syndic de copropriété
• Syndicat des copropriétaires
• Conseil syndical de copropriété

Qui peut m'aider ?

• Agence départementale pour l'information sur le logement (Adil)

Questions-Réponses liées

• Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?
• Peut-on mettre fin au mandat en cours d'un syndic de copropriété ?

Footnotes

1. Copropriété: Immeuble(s) bâtis à usage total ou partiel d'habitation dont la propriété est répartie par lots entre plusieurs personnes. Le lot de copropriété comporte obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes. Elles sont inséparables. ↩

2. Jour calendaire: Correspond à la totalité des jours du calendrier de l'année civile, du 1^erjanvier au 31 décembre, y compris les jours fériés ou chômés ↩

3. Apurement des comptes (copropriété): Processus de vérification, d'ajustement et de régularisation des comptes avant leur clôture définitive à la fin d'un exercice comptable. L'apurement permet de s'assurer que toutes les charges ont été correctement réparties et que chaque copropriétaire a payé sa part réelle des dépenses. ↩

4. Acte d'huissier (à présent appelé commissaire de justice): Document rédigé par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire). L'acte de commissaire de justice (anciennement acte d'huissier de justice) peut notamment servir à constater un fait, accomplir une formalité de procédure ou engager une voie d'exécution (saisie, expulsion,...). Exemples d'acte de commissaire de justice: constat, notification... ↩

5. Astreinte: Condamnation d'une personne à payer une somme d'argent par jour, semaine ou mois de retard si une obligation imposée par une décision de justice n'est pas exécutée. ↩

6. Dommages et intérêts: Somme d'argent destinée à réparer le préjudice subi ↩