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Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé

Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Comment déclarer un salarié et quelles informations lui communiquer? Nous faisons un point sur la réglementation.

Rédiger une offre d'emploi, si nécessaire

Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement:

• Rédaction d'une offre d'emploi
• Publication d'une offre d'emploi en ligne
• Préparation et conduite des entretiens d'embauche.

L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple: annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

Prendre en compte la nationalité du salarié recruté

L'employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salarié.

Déclarer l'embauche du salarié

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La DPAE¹ est déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants:

• Titre emploi service entreprise (TESE)
• Chèque emploi associatif (CEA)
• Titre emploi simplifié agricole (TESA).

📌 À noter L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du régime général ou du secteur agricole.

Lorsque l'employeur emploie occasionnellement des intermittents du spectacle, il les déclare au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

Salarié du régime général

Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE sur le site internet Net-entreprises.fr, le TESE ou le CEA.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) sur le site internet Net-entreprises.fr

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes:

• Déclaration de 1 ^re embauche dans un établissement
• Immatriculation de l'employeur au régime général de Sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un 1 ^er salarié
• Demande d'immatriculation du salarié à la CPAM² (lorsque celui-ci possède déjà un numéro de Sécurité sociale)
• Adhésion de l'employeur à un service de santé au travail
• Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
• Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes:

• Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
• Code APE³ de l'entreprise
• Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
• Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
• Date et heure d'embauche prévisibles
• Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI⁴ et les CDD⁵ supérieurs à 6 mois.

Quand et comment transmettre la DPAE ?

Elle doit être transmise à l' Urssaf⁶ avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne

Urssaf

Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.

Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR⁷.

Elle doit être transmise à l' Urssaf⁶ dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

📌 À noter L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Ministère chargé du travail

TESE

Le TESE⁸ est un dispositif Urssaf⁶ destiné à simplifier certaines formalités devant être effectuées par l'employeur.

Adhérer au service Titre emploi service entreprise (Tese)

Urssaf

CEA

Le CEA⁹ est un dispositif Urssaf⁶ destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.

Chèque emploi associatif (CEA) - espace employeur

Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

Salarié du secteur agricole

Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE-MSA sur le site internet Net-entreprises.fr ou le TESA.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE-MSA) sur le site internet Net-entreprises.fr

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE¹ - MSA¹⁰ permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes:

• Immatriculation du salarié à la caisse de MSA

• Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage

• Demande d'adhésion à un service de santé au travail

• Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche

• Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire

• Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel

• Demande pour bénéficier de certaines mesures pour l'emploi.

Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes:

• Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
• Code APE³ de l'entreprise
• Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
• Adresse de l'établissement
• Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
• Date et heure d'embauche prévisibles
• Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Quand et comment transmettre la DPAE ?

Elle doit être transmise à l' Urssaf⁶ avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)

Urssaf

Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.

Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR⁷.

Elle doit être transmise à la caisse MSA¹⁰ dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole

Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Notice - DPAE d'un salarié agricole

TESA

Le TESA¹¹ est un dispositif de la MSA¹⁰ destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.

TESA

Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Guso

Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

ℹ️ À savoir L'employeur doit d'abord établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM² (ou la MSA¹⁰ pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR¹²).

Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose à différentes sanctions:

• Sanction civile: régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration
• Sanction administrative: pénalité de 1 275 € par salarié concerné
• Sanction pénale: l'absence intentionnelle de DPAE est un délit¹³ de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de:

• 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique
• 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale¹⁴ .

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE¹, l'employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail:

• Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
• Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1^revisite de celle-ci.

Document à remettre au salarié pour attester de la déclaration

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Informer le salarié sur la relation de travail

L'employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.

L'employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remettre un livret d'épargne salariale.

L'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance¹⁵ est en place dans l'entreprise.

L'employeur doit informer le salarié qu'il aura un entretien professionnel tous les 2 ans.

L'employeur doit donner une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.

Le délai de communication, exprimé en jour ou mois calendaire¹⁶, varie suivant les informations.

Informations remis au salarié au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours sont les suivantes:

• Identité des parties à la relation de travail
• Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur
• Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi
• Date d'embauche
• Pour un CDD⁵ , date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci
• Durée et conditions de la période d'essai si elle existe
• Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération
• Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe
• Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.

Informations remis au salarié au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois après son embauche sont les suivantes:

• Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation
• Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée
• Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail
• Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise
• Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié
• Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats.

📌 À noter Lorsque le salarié est un intérimaire, en plus des autres informations, l'employeur précise l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est.

Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1^ersalarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

Affilier auprès des organismes de retraite complémentaire

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l' Agirc-Arrco¹⁷.

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Organiser les examens médicaux d'embauche

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt les sanctions suivantes:

• Amende de 1 500 €
• Peine de prison de 4 mois et amende de 3 750 € en cas de récidive.

Textes de référence

• Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1 - Déclaration préalable à l'embauche
• Code du travail : article L1221-17 - Autres formalités à l'embauche et à l'emploi
• Code du travail : article L4745-1 - Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
• Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6 - Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions
• Code du travail : article L5332-1 - Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée
• Code du travail : article L8223-2 - Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche
• Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6 - Dispositions pénales travail dissimulé
• Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2 - Conditions de la déclaration préalable à l'embauche
• Code du travail : article R1221-4 - Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche
• Code du travail : article R1221-5 - Transmission déclaration préalable à l'embauche
• Code du travail : article R1221-9 - Documents à remettre au salarié
• Code du travail : article R1221-34 à R1221-35 - Informations sur la relation de travail remis au salarié
• Code du travail : article R1227-1 - Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail
• Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15 - Visite d'information et de prévention (Vip)
• Code du travail : article R4745-1 - Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
• Code pénal : article 131-38 - Peines applicables aux personnes morales
• Arrêté du 3 juin 2024 fixant les modèles de documents d'information

Services en ligne

• Simulateur du coût d'embauche - Simulateur
• Publication d'une offre d'emploi en ligne - Téléservice
• Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne - Téléservice
• Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA) - Téléservice
• Créer votre espace (compte) Urssaf en ligne - Téléservice
• Calculer les cotisations sociales pour l'embauche d'un salarié et sa rémunération à prévoir - Simulateur
• Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) - Formulaire (Cerfa 14738*01)
• Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole - Formulaire (Cerfa 14467*04)
• Notice - DPAE d'un salarié agricole - Notice
• Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) à temps plein - Formulaire (Cerfa 14468*04)
• Notice - DPAE d'un CDD agricole à temps complet - Notice
• Simulateur du coût d'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation - Simulateur
• Base de données de référence sur les aides aux entreprises - Outil de recherche

Qui peut m'aider ?

• PDE - Recruter un ou plusieurs salariés
• France Travail (anciennement Pôle emploi) pour les employeurs - 3995
• Urssaf
• Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte)

Pour en savoir plus

• Je recrute : comment éviter les erreurs ? - Information pratique (Oups.gouv.fr)
• Guide d'aide à la rédaction des offres d'emploi - Information pratique (France Travail)
• Outil d'aide à l'entretien d'embauche - Information pratique (France Travail)
• Prestation de conseil en ressources humaines pour les TPE-PME - Information pratique (Ministère chargé du travail)
• MSA : offre de services pour faciliter les démarches et les déclarations des employeurs du secteur agricole - Information pratique (Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA))

Questions-Réponses liées

• Quels sont les seuils d'effectifs pour les déclarations sociales ?
• Médecine au travail : qu'est-ce que la visite d'information et de prévention (Vip) ?

Footnotes

1. DPAE: Déclaration préalable à l'embauche ↩ ↩² ↩³

2. CPAM: Caisse primaire d'assurance maladie ↩ ↩²

3. APE: Activité principale exercée ↩ ↩²

4. CDI: Contrat de travail à durée indéterminée ↩

5. CDD: Contrat à durée déterminée ↩ ↩²

6. Urssaf: Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

7. RAR: Recommandé avec avis de réception ↩ ↩²

8. TESE: Titre emploi service entreprise ↩

9. CEA: Chèque emploi associatif ↩

10. MSA: Mutualité sociale agricole ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

11. TESA: Titre emploi simplifié agricole ↩

12. NIR: Numéro d'Inscription au Répertoire ↩

13. Délit: Acte interdit par la loi et puni d'une amende et/ou d'une peine d'emprisonnement inférieure à 10 ans ↩

14. Personne morale: Groupement de personnes physiques réunies pour accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple). ↩

15. Régime de prévoyance: Contrat qui couvre les risques liés au décès, à la dépendance, à l'invalidité et à l'incapacité ↩

16. Jour calendaire: Correspond à la totalité des jours du calendrier de l'année civile, du 1^erjanvier au 31 décembre, y compris les jours fériés ou chômés ↩

17. Agirc-Arrco: Association générale des institutions de retraite des cadres - Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés ↩